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Signature électronique : avantages et critères de choix d’une solution en vogue

Crédits : MARHARYTA MARKO / iStock

La digitalisation de l’entreprise implique l’adoption d’un certain nombre d’outils modernes. Ces derniers permettent d’optimiser le fonctionnement de l’organisation. Parmi ceux-ci se trouve bien évidemment la signature électronique. Véritable révolution dans le domaine de la gestion documentaire, cette solution est recommandée pour les PME qui se veulent compétitives.

Mais avant d’en faire l’option, il importe de s’imprégner de ses principaux avantages et des paramètres de choix du meilleur fournisseur. Ce dernier point permet justement de profiter de toutes les potentialités de cette solution. Si vous désirez mieux en savoir, voici donc l’essentiel au sujet de ce dispositif que s’arrachent les professionnels.

Que retenir de la signature électronique ?

Les professionnels font de plus en plus recours à la signature électronique, dans le cadre de la gestion de contrats. Cette tendance s’explique par les atouts dont dispose cet outil. En attendant d’y revenir, il convient de définir le concept. En effet, cette solution s’entend de tout mécanisme permettant d’authentifier un document dématérialisé. Il peut se présenter généralement sous forme d’image ou de texte personnalisé. Cette solution est mise à disposition des utilisateurs par un tiers de confiance faisant office d’autorité de certification. En principe, le choix de ce dernier s’effectue en tenant compte des facteurs suivants.

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Crédits : Ronstik / iStock

La détention d’une autorisation européenne

Avant de choisir un fournisseur de signature électronique, il faudra s’assurer qu’il est qualifié eIDAS (Electronic identification and trust services) à l’instar de Yousign. En effet, il s’agit d’une autorisation délivrée par l’Union Européenne en remplacement de la directive 1999/93/CE. L’objectif visé par cette certification est de mieux sécuriser les transactions électroniques entre partenaires d’affaires. L’opérateur en possession d’une telle qualification est autorisé à fournir aux entreprises :

  • la signature électronique ;
  • l’horodatage ;
  • et le cachet serveur.

Une plateforme responsive

Les employés des PME et ETI utilisent différents types de terminaux au cours des échanges de courriers. Il s’agit entre autres des Smartphones, des ordinateurs de bureau, des PC et des tablettes. Par conséquent, le tiers de confiance doit pouvoir proposer un logiciel compatible à tous ces appareils. L’objectif étant de faire usage de son authentification électronique à n’importe quel moment et en tout lieu.

Une interface simple à utiliser

Les salariés des TPE, PM et ETI n’ont pas tous une grande maîtrise des outils informatiques. Raison pour laquelle, en sa qualité de société autorité de certification, Yousign propose une application facile à utiliser. Vous n’aurez donc pas besoin d’investir dans la formation de vos collaborateurs dans le cadre de la prise en main du logiciel de signature électronique. En outre, privilégiez un fournisseur dont le programme peut être rapidement déployé.

Une grande capacité de stockage

Comme susmentionnée, la solution pour signature digitale permet également de gérer les documents électroniques de l’entreprise. En tant que tels, les professionnels peuvent stocker leurs données sur la plateforme du prestataire. Alors, pour une fluidité optimale des échanges, vous devez opter pour un prestataire proposant une interface basée sur le SaaS. Une telle solution permet justement de profiter d’une capacité de stockage illimitée.

Les principaux critères du choix du tiers de confiance étant connus, il faudra dévoiler les avantages du mécanisme qu’il propose.

Pourquoi opter pour la signature électronique pendant vos transactions ?

Différents motifs convainquent les organisations professionnelles à adopter la signature électronique.

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Crédits : ipuwadol / iStock

Une authentification des documents de l’entreprise

Internet est un moyen de communication à doubles tranchants. Autant il permet de s’échanger les données entre partenaires d’affaires en temps réel, autant la falsification des documents professionnels y est fréquente. Le recours à la certification de ces données s’avère donc l’unique solution pour ne pas tomber dans des combines d’escroquerie. D’autant plus que la signature électronique est une technique hautement sécurisée. Ainsi, les pirates ne peuvent la dupliquer ou modifier le contenu qu’elle authentifie.

Un gain de temps pour les professionnels

La gestion documentaire manuelle est une tâche chronophage. Puisqu’autrefois, il fallait saisir le contrat, l’imprimer, le signer et le scanner avant de l’envoyer par mail à son fournisseur d’intrants. Or, les organisations opèrent dans un secteur très concurrentiel. Chaque minute perdue par l’entreprise peut donc lui être préjudiciable. La signature électronique proposée par Yousign permet par contre de se passer de toutes ces formalités et de certifier son document en quelques clics.  

Une protection optimale des documents administratifs

Le tiers de confiance offre un archivage dématérialisé des documents de l’entreprise. Dans ces conditions, les collaborateurs parviennent à identifier rapidement les pièces à traiter. Par la même occasion, ces données sensibles sont à l’abri des sinistres tels que : les incendies, les inondations et les cambriolages. En outre, les collaborateurs bénéficient d’un gain d’espace, étant donné qu’ils n’auront plus besoin de ranger des piles de dossiers dans leurs bureaux.